Spring naar de inhoud
Waarom komen mijn mails
in de spam?
U stuurt een offerte of een nieuwsbrief en de ontvanger ziet hem nooit. Dat komt zelden door de inhoud van uw bericht. Meestal kan uw domein zich niet legitimeren bij Gmail en Outlook. Hieronder staan de zeven oorzaken die wij het vaakst zien, met de controles die u zelf doet in een kwartier.
Test in twee minuten of uw mail zich correct legitimeert
Stuur een gewone mail van uw zakelijk adres naar een Gmail-adres. Open die mail in Gmail, klik op de drie puntjes rechtsboven en kies Origineel weergeven.
Bovenaan ziet u drie regels staan: SPF, DKIM en DMARC. Staat bij alle drie PASS, dan is uw technische basis in orde en zit het probleem in uw lijst of in de opbouw van uw bericht. Staat bij een van de drie FAIL, SOFTFAIL of helemaal niets, dan weet u meteen waar u moet beginnen. Doe deze test voor u verder leest, want ze bepaalt welk deel van deze pagina op u van toepassing is.
Uw domein kan zich niet legitimeren
Gmail en Outlook vertrouwen geen afzender die zij niet kunnen verifiëren. Drie DNS-records regelen dat, en bij de meeste KMO-domeinen ontbreekt er minstens een van de drie.
1. SPF ontbreekt of is fout
SPF is de lijst van servers die in naam van uw domein mogen verzenden. Verstuurt u via Mailchimp, Brevo of een CRM en staat die dienst niet in uw SPF, dan leest de ontvanger dat als misbruik van uw naam. Controle: precies een SPF-record per domein, met alle verzenddiensten erin. Twee SPF-records naast elkaar maken beide ongeldig.
2. DKIM staat niet aan
DKIM zet een digitale ondertekening op elke mail die u verstuurt. In vrijwel elk mailplatform is dat een schakelaar plus twee DNS-records die u bij uw hostingpartij plaatst. Zonder DKIM mist u het sterkste signaal dat u echt bent, en dan weegt elk ander twijfelpunt zwaarder door.
3. Geen DMARC-record
DMARC zegt de ontvanger wat te doen als SPF of DKIM faalt. Gmail en Yahoo vragen dit record van iedereen die in volume verstuurt. Begin met p=none plus een rapportadres, zodat u ziet wat er gebeurt zonder iets te blokkeren, en verstreng pas als de rapporten schoon zijn.
De records zijn in orde en toch belandt u in spam
Dan blijven deze vier redenen over. Ze gaan allemaal over reputatie, niet over techniek.
4. U verstuurt vanaf een gratis adres
Een nieuwsbrief die vertrekt van een gmail.com of telenet.be adres in naam van uw zaak wordt bijna altijd gefilterd, omdat u die domeinen niet kan ondertekenen. Een mailadres op uw eigen domein is de voorwaarde voor alles wat hierboven staat.
5. Uw lijst is oud of gekocht
Elke mail naar een dood adres of een spamtrap duwt uw reputatie naar beneden. Haal adressen weg die twaalf maanden niets openden en stop met gekochte lijsten. Een campagne naar een slechte lijst kost u maanden bezorging bij iedereen op uw lijst.
6. De opbouw van de mail valt op
Een mail van een grote afbeelding zonder tekst, verkorte links naar een ander domein, veel uitroeptekens, GRATIS in de titel en geen afmeldlink. Elk punt apart weegt licht, samen vormen ze het patroon dat filters herkennen.
7. Nieuw domein of nieuw platform
Verstuurt u op dag een duizend mails vanaf een vers domein of een nieuw platform, dan leest dat als een spamactie. Bouw het volume op over twee tot drie weken en begin bij de contacten die u zeker openen.
Bezorging is geen geluk. Het is DNS plus hygiëne.
Wat hierboven staat kan u zelf nakijken zonder iets te betalen. Loopt u vast bij een van de zeven punten, dan kijken wij mee. In de meeste gevallen gaat het om een ontbrekend record of om een lijst die te lang is blijven liggen.
Uw checklist voor vanavond
| Controle | Waar | Wat u wil zien |
|---|---|---|
| SPF-record | DNS bij uw hostingpartij | Een TXT-record met al uw verzenddiensten |
| DKIM | Instellingen van uw mailplatform | Ondertekening actief, records geplaatst |
| DMARC | DNS, record _dmarc | Minstens p=none met een rapportadres |
| Verzendadres | Uw laatste campagne | Een adres op uw eigen domein |
| Afmeldlink | Elke commerciële mail | Zichtbaar en werkend |
| Lijsthygiëne | Uw mailplatform | Geen adressen die 12 maanden niets openden |
| Reputatie | Google Postmaster Tools | Spamklachten onder 0,1 procent |
Komt u er niet uit, dan brengen onze gratis tools u een stap verder, of kijken wij mee bij uw e-mailmarketing. U krijgt de bevindingen op papier, ook als u daarna niets met ons doet.
Mails in de spam
Hoe lang duurt het voor mijn bezorging herstelt?
Reken op twee tot zes weken nadat de records juist staan en de lijst is opgeschoond. Reputatie wordt per domein opgebouwd over tijd, dus een correctie vandaag verandert de inbox van morgen niet. Verstuur in die periode kleinere groepen naar uw actiefste contacten.
Helpt het om van mailplatform te veranderen?
Zelden. Het platform bepaalt uw bezorging niet, uw domein en uw lijst doen dat. Verhuist u zonder SPF, DKIM en DMARC in orde te brengen, dan neemt u het probleem mee en begint u er bovenop met een koud verzend-IP.
Mijn offertes vanuit Outlook komen in spam, is dat hetzelfde probleem?
Grotendeels wel. Ook gewone mail van persoon naar persoon wordt op SPF, DKIM en DMARC gecontroleerd. Bij offertes komen twee punten erbij: een bijlage van enkele megabytes en een link naar een onbekend domein maken een mail extra verdacht.
Moet ik DMARC op p=reject zetten?
Niet onmiddellijk. Begin met p=none, lees een paar weken de rapporten en kijk of alle legitieme verzenders langs SPF of DKIM passeren. Zet u te snel p=reject, dan blokkeert u uw eigen facturatiesysteem of uw CRM.
Laat ons uw bezorging nakijken
30 minuten. Wij lezen uw DNS-records en uw laatste campagne na en zeggen wat wij zouden aanpassen, in die volgorde.
Meer lezen: Slimme automatisering · Gratis tools · Resultaten per sector